Una de las preguntas más frecuentes que me hacen como administradora es ¿Cómo le haces para tener todo en orden, tiempo y forma en todos tus proyectos?, ¿Cómo le haces para ser multitasking?
Parece que nunca hay suficientes horas en el día para completar todas las actividades, dar seguimiento a todos los correos, hacer llamadas, clientes, proveedores; lo importante es saber llevar el balance del tiempo, de la forma más eficiente para tomar las mejores decisiones.
Solía ser de esas personas que tenía el escritorio lleno de post its, agenda, libretas, bolígrafos que se perdían entre todos los documentos, era una locura. (Ahora que lo pienso un Ctr + F hubiese sido un alivio para ese desorden). Esto me generaba gran cantidad de estrés y ansiedad al ver cómo toda la papelería se acumulaba y las hojas volaban por toda la oficina.
Conforme me convertía en una persona más tecnológica logré migrar muchos de estos procesos a la maravilla de la automatización y herramientas digitales, lo cual me ahorró grandes cantidades tiempo (y dinero)
Asana, la herramienta que todo emprendedor debe usar
Una herramienta que ha sido mi “mano derecha” en este camino es Asana, es ideal para llevar varios proyectos con diferentes áreas simultáneamente, porque seamos honestos, no podemos guardar todos los pendientes en nuestra mente.
Asana te permite organizar tus proyectos en la nube asignando prioridades y plazos de entrega y seguimiento de actividades, así como compartir detalles y designar tareas a miembros del equipo, lo que da la posibilidad de una mayor transparencia y comunicación.
Para todo emprendedor y empresario es vital tener una visión general de todas las tareas, en cualquiera de las fases en la que se encuentre su negocio, desde la Dirección hasta el departamento de Marketing, Ventas, Operaciones, Desarrollo y todas las áreas de la empresa, así como la forma en las que se interconectan entre ellas, garantizando una comunicación efectiva.
Asana te permite realizar todas estas actividades de una manera práctica, efectiva y lo mejor… tiene una versión GRATIS.
¿Qué información se puede llevar en Asana?
📌 Proyectos
📌 Comunicación organizacional
📌 Seguimiento de redes sociales
📌 Contabilidad
📌 Reuniones
📌 Seguimiento de metodología SCRUM
📌 Proyectos multidisciplinarios
📌 Seguimiento a clientes
Por mencionar sólo algunas…
Asana cuenta con más de 50 plantillas personalizadas de acuerdo al área a la que te dediques y desees comenzar o gestionar un proyecto. Solo debes seleccionar el área de tu interés en la categoría de plantillas y la actividad para echar a andar tus tareas.
¿Por qué incluir Asana a tu Estrategia de Negocios?
1. Facilita la planificación de proyectos
Permite crear flujos de trabajo para cada área o actividad específica, ejemplo una para organización del blog, sitio web, lanzamiento de marca , coaching, finanzas, seguimiento de clientes.
Estos flujos de trabajo contienen tareas, conforme se van realizando se marcan en un checklist. Dependiendo del proyecto puedes seleccionar una vista, ya sea de lista o tablero. También puedes asignar un color por proyecto, etiqueta, por tareas, por miembro del equipo o responsable de cierta actividad.
El tablero es muy útil, ya que permite arrastrar las tareas a través de las diferentes etapas del proceso del proyecto.
2. Crear listas de tareas
Una de las funciones que más me gustan de Asana es que te permite crear una lista de tareas, y para cada tarea una subtarea.
Esto es ideal para llevar un monitoreo de proyectos más complejos que requieren una subdivisión.
De igual forma a estas tareas pueden ser asignadas a un miembro específico del equipo y asignar una fecha para seguimiento y vencimiento, así como la hora en la que se realizará.
Asana cuenta con la función de tareas recurrentes en caso que una se repita diario, semanal o mensualmente.
3. Interfaz intuitiva
Si eres de las personas que no quiere invertir mucho tiempo aprendiendo una nueva herramienta este sistema es ideal para ti.
La interfaz tiene un diseño minimalista y organizado. Es como tener un cuaderno digital a un solo clic, con listas de actividades, portafolios, tareas que se entregan en los próximos 5 días y proyectos recientes.
Cuenta con muchas opciones que puedes aprender conforme necesites para avanzar en tu proyecto. Sin embargo puedes crear una opción de uso viable desde el primer día sin utilizar largas horas de capacitación.
También cuenta con la opción de búsqueda para filtrar una tarea por palabra clave, creada o asignada a otro miembro del equipo.
4. Facilita la colaboración con tu equipo
Con Asana la comunicación entre los miembros es una de sus mayores cualidades, debido a las características de conversación y comentarios. Con el plan gratuito puedes invitar hasta a 10 personas a formar parte de tu equipo.
El tablero de Asana permite etiquetar a integrantes y asignar tareas, llevar el seguimiento de una actividad específica, así como adjuntar archivos, facilitando el flujo de comunicación.
La opción progreso permite tanto a los líderes del proyecto como al equipo monitorear el progreso de los participantes y detectar lo que se ha realizado, los puntos a seguir y lo que les bloquea para continuar con el sprint, de esta forma determinar si se encuentra en tiempo o retrasado.
5. Visualiza tus actividades en un calendario
Para todo emprendedor lo esencial es llevar una organización de todas tus actividades. lo que era un tablero de madera repleto de post its de colores en forma de calendario se convirtió en una opción que te permite vincular todas tus actividades y proyectos en un calendario digital, ¿lo mejor? es posible vincularlo con Google Calendar.
Algunas de sus funciones son:
⏱ Está codificado por colores
⏱ Permite arrastrar y soltar, modificando la fecha. De esta forma si no cumple con la fecha límite es posible moverla.
⏱ Se puede programar tareas recurrentes, como reuniones o tareas trimestrales o mensuales.
Crea tu primer proyecto con Asana
Para comenzar debes acceder al sitio de Asana en el idioma de tu preferencia (en esta ocasión te daré el paso a paso en español). Regístrate usando una cuenta de Google o creando una con tu correo electrónico y una contraseña, posteriormente podrás agregar información para tu perfil y personalizarlo, así como el nombre de tu equipo y agregarlos a través de sus correos personales o profesionales.
Como te comentaba anteriormente puedes dar tus primeros pasos con la herramienta eligiendo una plantilla profesional o comenzando desde cero.
Selecciona la opción «Crea un proyecto» en la barra que se encuentra a la derecha o selecciona el botón + que se encuentra en la parte superior color naranja para crear un proyecto, tarea, iniciar una conversación o invitar a un miembro de tu equipo.
Si elegiste la opción de crear plantilla solo debes seleccionar el área donde indica la flecha y la actividad a realizar en las opciones que se despliegan.
O selecciona la primera opción llamada «Proyecto en blanco» para comenzar desde cero.
Ahora sí estas listo (a) para adaptar Asana a tus procesos y disfrutar de todos los beneficios que tiene para ti.
Conclusión
Sin duda Asana es una herramienta que no puede faltar en tu lista, si te encuentras en la búsqueda de ser más organizado, productivo y llevar tus proyectos de manera profesional te animo a probarla, te mantendrá al día hasta el mínimo detalle y dará más transparencia a las actividades de tu equipo de trabajo.
Si has usado herramientas alternas y no han funcionado dale una oportunidad a Asana. Estoy segura que te encantará.
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