¿Estás iniciando en el mundo del emprendimiento y te encuentres evaluando diferentes herramientas para llevar a cabo tus procesos?
Sabemos que Excel es una hoja de cálculo pero también puede ser un gran aliado para realizar diversas tareas relacionadas con la empresa, como seguimientos, planificación, análisis e informes y ¡mucho más!.
Existen dos formatos en los que puedes llevar esta herramienta:
Microsoft Excel te permite realizar muchas funciones, ya sea que comiences desde cero o utilices las plantillas disponibles para personalizar los documentos con los colores y logo de la empresa, así como las necesidades operativas.
También puedes optar por la versión Google sheets en la nube, la cual cuenta con la mayoría de los elementos que Excel, con la diferencia que puedes acceder desde cualquier dispositivo, solo necesitas vincularlo a tu cuenta de Gmail y voilá.
¿Quieres más? bueno con esta opción puedes elegir el acceso a varios usuarios en un documento, de manera que puedes obtener resultados en tiempo real, ideal para gestionar la información realizada por tus empleados, clientes, proveedores, entre otros. De igual forma puedes restringir las personas que pueden ver el documento o permitir el uso de “solo lectura”.
¿Cómo usar Excel en tu negocio?
1. Gestiona tus proyectos y establece objetivos
Llevar el seguimiento de las operaciones del negocio es una de las muchas actividades que debes gestionar a medida que construyes tu empresa.
Excel te permite crear tablas y gráficos básicos para estar al tanto del estado de los objetivos planteados.
2. Lleva el registro de tus finanzas
Con la herramienta Excel puedes llevar el registro financiero del negocio, flujo de caja y realizar análisis de costos.
Si cuentas con una empresa en crecimiento es probable que aún no necesites herramientas robustas para llevar las cuentas. Basta con crear un formato con funciones y fórmulas adecuadas a tus necesidades.
Es importante llevar el control adecuado de tus ingresos y tus gastos para evitar fugas o tomar decisiones que no se encuentren dentro de tu presupuesto.
3. Realiza un calendario o planificador
No es posible llevar todas la actividades de un emprendedor sin ayuda de un calendario, Ya sea para realizar un seguimiento de clientes, cronogramas de pagos, horarios de reuniones o proyectos, una hoja de Excel puede ser una manera sencilla de registrarlos.
Excel puede apoyarte con esta tarea a través de celdas codificadas con colores y fechas de la semana, mes o año. también te puedes apoyar de un planificador diario.
4. Lleva un registro de datos de tus clientes y proveedores
Realiza un listado de tu cartera de clientes, categorizados por nombre, apellido, dirección, correo electrónico, teléfono, productos adquiridos, entre otros.
También puedes hacer una base de datos de proveedores, con el nombre de la empresa, correo electrónico y tu ejecutivo, así como el teléfono y categorías.
La idea es mantener actualizada tu base de datos para estar en contacto con tus clientes y proveedores.
Si buscas algo más avanzado este artículo sobre CRM’s es para ti.
5. Administra los pagos de tus empleados de manera efectiva
Si tu negocio ha llegado al punto que necesitas crecer tu equipo puedes crear un seguimiento de proyectos, pagos o medir la productividad con entregas completadas.
Administra los pagos de tus colaboradores de acuerdo a las horas o tareas asignadas.
Para un control más completo crea una tabla tomando en cuenta el tipo de contrato de tu colaborador, percepciones y deducciones de acuerdo a las normas de tu país.
6. Contenido en redes sociales
Llevar el control de tu contenido en una hoja de cálculo es muy útil para administrar las publicaciones en tu blog, sitio o redes sociales. En caso de contar con un equipo de marketing puedes conocer el estado de las publicaciones y complementarlo con los resultados de tu análisis en redes sociales.
Puedes realizar una tabla en Excel con el título del contenido, enlace, fecha y hora de publicación, hashtags que se usarán, objetivo, entre muchas otras, tal como puedes observar en nuestra plantilla.
7. Realiza un control de tu inventario
De igual forma conforme el negocio crece es posible que requieras la ayuda de un control de inventario físico. También puedes llevar un control del contenido digital, para el caso de los inventarios intangibles, de esta forma podrás tener a la mano todos los archivos indispensables para gestionar tu negocio.
Conclusión
Como puedes ver, esta herramienta, ya sea fija o en la nube es más que una simple hoja de cálculo, ya que puede ayudarte a llevar a cabo las operaciones diarias de tu startup, desde las primeras etapas hasta gestionar eficientemente una pequeña empresa, logrando mejores resultados en sus negocios,
¿Hay alguna función adicional que te gustaría crear en Excel? No olvides compartirlo en los comentarios
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